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Faltavam apenas alguns dias para processar um lote de pedidos de ajuda financeira federal quando os funcionários do Departamento de Educação fizeram uma descoberta fatídica: 70.000 e-mails de estudantes de todo o país, contendo resmas de dados essenciais.

Eles estavam sentados em uma caixa de entrada, intocados.

Essa descoberta na semana passada deu início a um esforço de pânico de três dias por parte de mais de 200 funcionários do departamento, incluindo Richard Cordray, o principal funcionário de ajuda estudantil do país, para ler cada um dos e-mails, um por um, e extrair informações cruciais de identificação necessárias para ajuda financeira. O futuro dos estudantes dependia disso.

“Isso precisa ser desembaraçado”, disse Cordray aos membros de sua equipe na quinta-feira, de acordo com gravações de duas reuniões consecutivas obtidas pelo The New York Times. “Então, você sabe, estou ficando muito impaciente.”

Um exasperado membro da equipe respondeu: “Trabalhamos a noite toda – literalmente – a noite toda”.

Foi mais um revés no lançamento fracassado de uma nova versão do Aplicativo Gratuito para Auxílio Federal ao Estudante, conhecido como FAFSA, no qual milhões de famílias e milhares de escolas dependem para determinar como os estudantes pagarão pela faculdade. Há três anos, o Congresso ordenou que o Departamento de Educação reformulasse o novo formulário para torná-lo mais fácil e acessível. Tem sido tudo menos isso.

Durante quase seis meses, estudantes e escolas navegaram numa confusão burocrática causada por graves atrasos no lançamento do website e no processamento de informações críticas. Uma série de erros cometidos pelo departamento – desde uma implementação aleatória até colapsos técnicos – deixou estudantes e escolas no limbo e mergulhou na desordem a fase mais crítica da temporada de admissões universitárias.

Num ano normal, os alunos já estariam a analisar as suas ofertas de ajuda financeira, dando-lhes bastante tempo para se prepararem para o tradicional dia de decisão em 1 de maio, quando muitas escolas esperam compromissos.

Mas este não é um ano normal.

Devido aos atrasos na implementação da FAFSA, as escolas não têm as informações de que necessitam do governo para reunir ofertas de ajuda financeira. Os estudantes tiveram que adiar decisões sobre onde frequentar a faculdade porque não têm ideia de quanto auxílio receberão.

Muitas escolas estão adiando os prazos de matrícula para dar aos alunos mais tempo para resolver suas finanças, jogando no caos os orçamentos da faculdade e as listas de espera.

O Departamento de Educação prometeu cumprir o prazo auto-imposto de sexta-feira para enviar informações financeiras dos alunos às escolas.

Mas a tarefa que temos pela frente é monumental. O departamento está trabalhando com 5 milhões de inscrições até o momento, mas espera-se que mais de 10 milhões de inscrições adicionais sejam apresentadas à medida que os alunos avançam no processo, que ainda não funciona sem atrasos.

“Os escritórios de ajuda financeira em todo o país estão presos pelas unhas neste momento”, disse Justin Draeger, presidente-executivo da Associação Nacional de Administradores de Ajuda Financeira Estudantil.

O objetivo do sistema FAFSA renovado era simplificar o formulário notoriamente desconcertante, reduzindo-o de mais de 100 perguntas para menos de 40 e tornando-o mais acessível aos estudantes de baixa renda.

Mas não estava pronto para ser implementado em Outubro, quando o formulário FAFSA normalmente fica disponível para os estudantes submeterem os dados financeiros das suas famílias ao governo.

No final de dezembro, quando o sistema foi finalmente lançado, os problemas tornaram-se imediatamente aparentes.

Falhas técnicas impediram que muitos alunos tivessem acesso ao formulário do site. Os alunos relataram ter sido repetidamente expulsos ou bloqueados do formulário, ou desligaram depois de esperar de 30 minutos a três horas para que alguém atendesse a linha de ajuda do departamento.

A implementação desajeitada derrubou uma função crítica do processo federal de ajuda estudantil.

O governo precisa das informações da FAFSA para calcular quanto auxílio federal os estudantes devem receber. As escolas, por sua vez, precisam desse número para fazer os seus próprios cálculos sobre quanto um estudante deve esperar pagar naquela faculdade ou universidade específica, depois de contabilizadas as mensalidades e quaisquer bolsas extras.

Para muitos estudantes, a estimativa da FAFSA, que por vezes é recebida antes mesmo de receberem resposta de qualquer uma das escolas a que se candidataram, é o primeiro sinal de esperança de que a faculdade esteja ao seu alcance.

Andrea, estudante do último ano da KIPP Denver Collegiate High School, no Colorado, será a primeira pessoa de sua família a frequentar a faculdade. Ela tem seu coração voltado para a Duke University.

Mas primeiro ela precisa navegar pela FAFSA.

“É angustiante”, disse Andrea, 17 anos, que pediu para ser identificada pelo primeiro nome para proteger seus pais, que imigraram do México para os Estados Unidos e não têm documentos. “É mais profundo que uma forma. “É o nosso futuro.”

O seu caso colidiu com talvez a falha mais perniciosa da implementação: o novo formulário congelou os candidatos que não podiam fornecer um número de segurança social para si próprios ou para os seus pais ou cuidadores, algo que não tinha sido um problema com o formulário antigo.

Para obter a aprovação de alunos com falta de dados de segurança social, o Departamento de Educação pediu a candidatos como Andrea que enviassem por e-mail fotografias de carteira de motorista, carteira de identidade ou outros documentos que pudessem verificar sua identidade. Enquanto o departamento se preparava para anunciar na semana passada que a questão do número de segurança social tinha sido resolvida, as autoridades perceberam que a caixa de entrada e os seus 70 mil e-mails tinham permanecido intactos.

Isso levou Cordray a reunir equipes de emergência de voluntários para trabalhar horas extras para resolver o acúmulo.

Os estudantes, disse ele, contavam com eles.

“São muitos Dreamers, novos imigrantes e o tipo de pessoas que, se conseguirem ajudar no processo de ensino superior, podem abrir caminho neste país”, disse Cordray. “Queremos que eles sejam capazes de fazer isso.”

Embora o formulário FAFSA anterior fosse longo e complexo, os alunos do último ano da escola de Andrea conseguiram preencher seus formulários sem muitos incidentes nos anos anteriores. A KIPP Colorado, parte de uma rede de escolas públicas charter com algumas das mais altas taxas de aceitação universitária para estudantes de baixa renda do país, realiza uma noite anual da FAFSA, quando as famílias se reúnem para preencher o formulário juntas.

Este ano, apenas cerca de 20% dos alunos da noite da FAFSA conseguiram preencher o formulário – uma grande mudança em relação aos anos anteriores, disseram os funcionários da escola.

Karen Chavez, diretora assistente de faculdade e carreira do KIPP Colorado, disse que geralmente tentava garantir aos alunos que a faculdade está ao seu alcance.

Mas ela está lutando com essa mensagem este ano.

“É difícil para nós, como conselheiros, ter que observar o que digo ou como digo as coisas”, disse ela, “porque quero proteger seus corações e administrar suas expectativas”.

O Government Accountability Office iniciou uma investigação sobre a implementação da FAFSA a pedido dos republicanos, que dizem que ela ficou em segundo plano em relação a outras prioridades, como os programas de perdão de dívidas de empréstimos estudantis do presidente Biden.

Vários altos funcionários da Casa Branca e do Departamento de Educação citaram prazos excessivamente curtos, empreiteiros que ultrapassaram os prazos e financiamento insuficiente. Falando sob condição de anonimato para discutir abertamente os problemas, os responsáveis ​​reconheceram que outras atribuições importantes, como o reinício do reembolso de empréstimos federais e a reabertura de escolas após a pandemia do coronavírus, consumiram recursos vitais.

“Não é verdade que alguém aqui não tenha percebido quão importante é este projeto ou quão grande é este projeto”, disse James Kvaal, subsecretário do Departamento de Educação. “E tem sido uma prioridade máxima para nós, nos níveis mais altos do departamento, há um ano e meio.”

Houve falhas óbvias, como a falta de testes de usuário robustos necessários para detectar o que acabariam sendo dezenas de problemas técnicos importantes. E o Departamento de Educação só percebeu em Novembro que não tinha ajustado uma fórmula de rendimento crítico, o que teria negado mais de mil milhões de dólares em ajuda aos estudantes.

Embora o departamento tenha tentado projectar optimismo sobre o seu progresso, as autoridades, em privado, nutriam dúvidas.

Em 13 de fevereiro, Miguel A. Cardona, secretário de educação, disse aos repórteres que, uma vez resolvidos os problemas técnicos, o FAFSA seria um “processo de 15 minutos” e uma “vitória líquida” para estudantes e escolas.

Uma semana depois, numa reunião de pessoal, Cordray fez uma avaliação diferente: “É muito mau”, disse ele, segundo pessoas que ouviram os comentários. “Pode piorar.”

Em resposta a um pedido de comentário para este artigo, o Sr. Cordray disse que o foco do Departamento de Educação era fornecer um FAFSA atualizado e simplificado.

“Nossa equipe não está focada em apontar o dedo”, disse ele, “mas em conseguir mais ajuda federal para estudantes e famílias merecedores”.

Há preocupações crescentes de que os problemas da FAFSA afectarão desproporcionalmente comunidades tradicionalmente mal servidas, especialmente estudantes negros, latinos, de primeira geração e de baixos rendimentos.

Para muitos deles, o maior fator na decisão sobre uma faculdade é como pagá-la.

Os defensores dos estudantes temem que muitos deles simplesmente desistam, faltando à faculdade ou contando com empréstimos caros para pagar por isso.

“As participações acionárias são monumentais”, disse Kim Cook, executivo-chefe da National College Attainment Network. “Quanto mais tarde essas cartas chegam, mais a conversa muda sobre para onde ir e se deve ir.”

Este mês, o Departamento de Educação começou a deslocar o seu pessoal por todo o país para fornecer o chamado serviço de concierge, financiado com 50 milhões de dólares do orçamento do departamento, para fornecer apoio técnico às faculdades que enfrentam atrasos.

Mas, na semana passada, as autoridades reuniram-se pessoalmente com apenas 20 das 180 escolas que solicitaram apoio extra, de acordo com um alto funcionário do departamento.

Lodriguez Murray, vice-presidente sênior de políticas públicas e assuntos governamentais do United Negro College Fund, disse que as consequências dos atrasos da FAFSA podem estar no mesmo nível da devastação que historicamente as faculdades e universidades negras experimentaram em 2011, quando o governo tornou as coisas mais difíceis. para os pais obterem empréstimos para ajudar a pagar a educação dos seus filhos. O número de matrículas nas HBCUs despencou em 40.000 num ano, quando o fluxo de ajuda foi interrompido.

“É uma crise que parece desnecessária”, disse Murray sobre as consequências da FAFSA, “e que esperamos que ainda possa ser evitada”.

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By NAIS

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